Atualmente, o uso do sistema é obrigatório apenas para empresas ou condomínios que possuem arrecadação superior a R$ 78 milhões anuais.
Para as empresas com faturamento abaixo desta faixa de arrecadação (a maioria dos condomínios se encaixam nesta categoria), o Governo Federal postergou a obrigatoriedade da utilização do eSocial do mês de julho para o mês de novembro de 2018.
Mas, já é possível utilizar a ferramenta desde o dia 16 de julho.
A prorrogação do prazo foi publicada no Diário Oficial da União no dia 11 de julho de 2018, na Resolução nº 4 do Comitê Diretivo do eSocial.
Para que seu condomínio não tenha sustos na implementação do sistema, esclarecemos algumas dúvidas importantes.
Para que o eSocial foi criado?
- Simplificação do envio de informações à união: O eSocial é uma forma do governo tornar mais fácil as declarações acessórias pertinentes a todo trabalhador, mantendo a vida profissional do mesmo arquivada num banco de dados unificado.
- Fiscalização: a desburocratização e modernização do sistema tornam mais fácil a fiscalização do governo em relação à fraudes, tendo como objetivo a proteção dos direitos trabalhistas.
Implantação do eSocial pelo governo
A implementação do eSocial pelo governo está sendo feita em 3 etapas:
- 1ª etapa: liberação e obrigatoriedade de uso do sistema para empresas com faturamento acima de 78 milhões (desde janeiro de 2018);
- 2ª etapa: liberação e obrigatoriedade de uso do sistema para empresas com faturamento abaixo de 78 milhões (prazo prorrogado de julho de de 2018 para novembro de 2018);
- 3ª etapa: eventos referente à saúde e segurança do trabalho (a partir de janeiro de 2019).
Cuidados para a implantação do eSocial em seu condomínio
A implantação do sistema requer muita atenção.
Todas as informações que você insere no eSocial são confrontadas e, caso haja inconsistência, você recebe uma solicitação de correção das informações que estão incorretas.
Para o professor Daniel Nunes, do Instituto IBDEC, existem três cuidados que podemos destacar:
- Registro de carteira: o contratado deve ser sempre registrado de acordo com a função que ele exerce. “Só registre em carteira como ‘motorista’ se a função de seu colaborador for motorista”, diz o professor, que completa: “não traga mais obrigações desnecessárias para seu dia-a-dia.”
- RG: é imprescindível que seja recolhido na contratação do colaborador o RG em si, e não documento similar. “Se vocês solicitaram no checklist de documentos de admissão o RG, não aceite documento diverso; o eSocial exige a data de emissão e o órgão emissor do RG, a ausência destas informações podem causar aviso e até mesmo erro no seu envio;
- Estagiário: Não é muito aplicável na área de condomínios, pois não é pratica comum a contratação de estagiários. Mas, o professor Daniel destaca que os limites de estagiários de acordo com a quantidade de funcionários devem ser observados e respeitados, conforme exige a lei do estágio.
O eSocial exige a data de emissão e o órgão emissor do RG, a ausência destas informações podem causar aviso e até mesmo erro no seu envio.
Daniel Nunes, Instituto IBDEC
Trabalho entre departamentos deve estar em sintonia
O departamento de RH está atrelado ao eSocial, com o sistema de dados de folha de pagamento.
Já os departamentos de responsabilidade Contábil, Fiscal, Jurídico e Financeiro estão atrelados ao sistema EFD-Reinf.
Por isso, é importante que todos os departamentos estejam engajados nos prazos destas obrigações para que gerem a DCTF WEB, que deverá ser transmitido ao eSocial para emissão do DARF para recolhimento dos tributos, conforme esclarece Naahara Ferreira, da Sinergyrh, em vídeo publicado pelo SindiVarejista.
É importante que todos os departamentos estejam engajados nos prazos destas obrigações
Naahara Ferreira, da Sinergyrh
O eSocial substituirá a folha de pagamento?
De acordo com Elias Avelar, Gestor de RH da construtora Natix Residencial, não.
“O eSocial será a partir da Folha de Pagamento, portanto, é através do sistema de Folha que será possível transmitir os eventos cadastrais, rendimentos, ambiente de trabalho, etc. para o eSocial.”
O eSocial substituirá: Livro de Registro, Caged, Rais, Dirf, Sefip, IR, CAT, PPP, dentre outros.
“A empresa que não trabalha com sistema de folha informatizado (o que é muito difícil que exista) não conseguirá cumprir com o que determina o eSocial” completa Elias Avelar.
Principal desafio está na mudança de hábitos e conscientização por parte dos empregadores e gestores de RH.
Elias Avelar, Gestor de RH da construtora Natix
Haverá multas específicas para o eSocial?
As multas serão apenas as previstas na CLT, o que ocorre é que será mais fácil e rápido do governo detectar condutas passíveis de multas, tais como:
- Informações incorretas dos dados enviados.
- Dados enviados fora dos prazos.
Como a partir do mês de novembro será aceita a entrega dos dados ao governo somente via eSocial, estas situações citadas acima podem ocorrer e implicar em multas.
Futuro do eSocial
Ainda há resistência por uma parcela dos profissionais e empreendedores na implementação do eSocial.
Para Elias Avelar, o principal desafio está na mudança de hábitos e conscientização por parte dos empregadores e gestores de RH.
Mas esta mudança trata-se de uma importante transição que trará benefícios tanto para os profissionais da área quanto para os trabalhadores em geral e, no fim das contas, acabará simplificando a forma como lidamos com toda a documentação trabalhista do condomínio.
A equipe Inova agradece ao SindiVarejista por ceder seus vídeos publicados no youtube para elaboração desta reportagem, nos auxiliando a criar um conteúdo mais rico para você.
Também queremos agradecer ao Elias Avelar, Gestor de RH na construtora Natix que dispôs de tempo e gentileza para responder à nossa entrevista, contribuindo igualmente para que esta matéria fosse realizada.
Este conteúdo é produzido e distribuído com exclusividade pela Inova Administradora de Condomínios LTDA.
