Falhas na comunicação e prestação de contas expõe administração e transmitem desconfiança aos moradores
Existe uma grande preocupação dos condôminos quanto à forma em que seu dinheiro é investido.
A falta de transparência no condomínio pode gerar problemas como:
- Desconfiança dos condôminos quanto à administração;
- Desgaste no relacionamento entre condômino e administração;
- Desinteresse dos moradores em participar das decisões do condomínio;
- Prejuízos ao patrimônio, provocando até mesmo desvalorização do imóvel.
Para evitar o clima de desconfiança e sensação de falta de transparência, é importante que não se caia nas armadilhas que causam confusão na comunicação entre administração e condômino.
Falta de comunicação preventiva
Antecipar crises e evitar problemas facilita a gestão do condomínio e evita desgastes desnecessários.
O condomínio jamais deve se omitir de sua função de comunicar aos condôminos, de preferência, por uma variedade de canais, como e-mail, comunicados impressos em murais, elevadores ou individuais por unidade, app do condomínio, etc.
É desejável que o trabalho de comunicação seja realizado com a participação de síndico, conselho, moradores e administradora, de maneira transparente e democrática.
Cabe a administradora ajudar a coordenar as ações e distribuição dos comunicados, papel que a Inova Administradora realiza disponibilizando conteúdo em nosso blog e redes sociais abordando temas sobre convivência e vida em condomínio, como forma de conscientizar os condôminos sobre regras e condutas importantes para o bom convívio social.
A Inova também emite comunicados impressos periódicos ou sob demanda às necessidades do condomínio, buscando reforçar regras e inibir má condutas pontuais de alguns condomínios.
Nossa equipe sempre informa os síndicos sobre as principais queixas dos condôminos e orientamos o corpo diretivo de maneira que os conflitos sejam evitados, seja com diálogo ou a criação de novas regras.
Prestação de contas inacessível ou incompleta
Prestar contas é um ponto muito sensível e deve ser tratado com muito cuidado: falhas por aqui geram muitos questionamentos e sensação de falta de transparência por parte do síndico e da administradora.
Falhas como a falta de notas fiscais e a falta dos livros de balancete mensal dos condomínios não podem acontecer, pois trazem muitas incertezas aos condôminos sobre como o dinheiro do condomínio está sendo usado e se está sendo bem usado.
A orientação da Inova Administradora é que o condomínio trabalhe apenas com prestadores de serviços idôneos e que emitam nota fiscal.
Estas notas, inclusive, devem aparecer sempre no livro do balancete mensal dos condomínios.
A Inova Administradora tem o compromisso mensal de disponibilizar os livros do fechamento do mês anterior tanto de forma física, que é enviada por malote para os condomínios, quanto de forma online, disponível para que todos os condôminos acessem via Área do Condômino.
Também temos o compromisso de disponibilizar, em todos os boletos emitidos, um resumo do balancete para todos os condôminos.
Outro ponto importante e não menos fundamental é que o condomínio deve ter sua própria conta no banco.
Algumas administradoras oferecem a chamada “Conta Pool”, onde o condomínio deixa o dinheiro numa conta da administradora, não havendo a possibilidade de acesso aos extratos da conta pelo banco devido ao sigilo bancário da conta do terceiro (no caso a administradora).
Consideramos esta prática pouco transparente e não benéfica ao condomínio, a Inova Administradora trabalha apenas com condomínios com conta própria.
Desta forma há muito mais transparência sobre o dinheiro do condomínio e como ele é utilizado; caso haja a necessidade de auditoria, basta confrontar os extratos do banco com os balancetes.
Atendimento ruim e dificuldade na gestão de conflitos
Já vivenciamos, como administradora, situações de conflitos que poderiam ser contornadas com o diálogo, mas, por insistência das partes responsáveis, acabou se tornando um grande imbróglio não só entre os envolvidos, mas para todo condomínio.
Dificultar a abertura de um diálogo eficiente, ponderado e justo é o pior caminho que uma administração pode seguir; isso vai gerando uma bola de neve de problemas, podendo até mesmo inviabilizar a gestão do condomínio.
O diálogo é um dos princípios da vida em condomínio, pois é a partir dele que você entende o que está acontecendo e cria consensos e soluções de conflitos.
Para que a conversa seja produtiva e cumpra seu papel, é importante que se construa pontes entre administração e condôminos, gerando, desta forma, confiabilidade, segurança e transparência.
Por parte da administradora, os canais de atendimento devem ser de fácil acesso e serem bem divulgados no condomínio.
A Inova Administradora oferece canais de atendimento via e-mail, telefone e WhatsApp com agilidade e eficiência, seja para responder a questões simples como uma segunda via de boleto ou mais complexas como, por exemplo, o tratamento de documentações de âmbito jurídico.
Oferecemos ainda o autoatendimento através da Área do Condômino, disponível no site ou por App para celulares Android ou Iphones, em que é possível acessar e encontrar serviços de emissão de segunda via de boleto, reservas de áreas comuns, visualizar documentos, situação financeira etc.
A administradora tem um papel de ouvir e filtrar o que pode ser resolvido pela própria administradora ou é preciso que seja decidido e mediado pelo síndico.
Em muitos casos é preciso intervenção ou ação do síndico, a nossa dica é que o síndico organize um tempo para ouvir e atender os condôminos, analisando caso a caso e definindo o que exige uma abordagem presencial ou pode ser resolvido por canais de atendimento como e-mail e telefone.
A sintonia entre o trabalho do síndico e da administradora é um fator determinante para o sucesso do atendimento e comunicação no condomínio.
Se há dúvidas sobre o papel da administradora e do síndico, recomendamos o nosso post Você sabe o que o Síndico e o que a Administradora fazem em seu condomínio?
Baixa participação dos condôminos e conselheiros
Já presenciamos situações em que os condôminos estavam muito distantes da administração, o que gerava muitas dúvidas e até mesmo uma sensação de autoritarismo por parte da administração.
A Inova Administradora sempre recomenda ao corpo diretivo dos condomínios que sejam participativos e estimulem a massa condominial a encontrar soluções para o condomínio, além de prestar total suporte e apoio para que as ideias saiam do papel.
A participação dos condôminos tanto em tomada de decisão como na contribuição com ideias e mesmo reclamações faz com que o condomínio se torne melhor e mais democrático.
Na hora de trazer melhorias ou realizar grandes manutenções, é importante que o síndico busque comunicar os moradores e, se possível, definir em assembleia como e por que será feito tal investimento, por exemplo.
É desejável, também, que os conselheiros sejam participativos e o síndico pode até mesmo delegar algumas tarefas, como busca de orçamentos de fornecedores, análise de acordos, debate sobre aplicação de multas, ideias para novas regras, administração do livro de ocorrências etc.
Pode ser interessante também criar comissões de moradores interessados, como uma comissão do lazer para debater melhorias e manter a manutenção em dia de espaços de lazer, ou comissão de segurança, onde se discute e propõe ações de prevenção de ocorrências e conscientização, além de checar procedimentos e manutenções de segurança.
Uma gestão participativa ajuda a fazer com que o condômino entenda o que está sendo feito, além de se sentir ouvido e produtivo ao condomínio.
Prestadores de serviços ruins
Por fim e não menos importante, é imprescindível que os prestadores de serviço escolhidos pelo condomínio sejam competentes e falem a mesma língua da administração do condomínio.
Prestadores ruins podem afetar a segurança, manutenção e zeladoria, atendimento, gestão de cobrança, gestão financeira e muitas outras áreas importantes do condomínio.
Todos os segmentos citados anteriormente impactam no dia a dia do condômino e, se mal administrados, geram uma grande insatisfação à massa condominial e a sensação de incompetência e falta de transparência da gestão.
A Inova Administradora, como prestadora de serviço, busca sempre uma relação próxima e atenciosa com seus condomínios e presta total suporte para realização de orçamentos, a fim de buscar sempre prestadores de serviços de excelência para os condomínios administrados.
Você pode conhecer melhor esses e outros serviços que a Inova oferece no link “Serviços” de nosso site.
Administração de parceria
O sucesso de uma ótima administração em um condomínio passa pela sintonia entre as partes envolvidas.
A Inova Administradora tem como uma das suas principais preocupações o diálogo e a conciliação entre condômino e corpo diretivo.
Desta forma, proporcionamos uma administração de parceria, realizando uma gestão com transparência e eficiência, respeitando o seu bolso e transformando o dinheiro do condomínio em benefício e tranquilidade para todos.
Informação acessível e administração presente e participativa são as chaves para a transparência da gestão condominial.
